会議日程が決まったら、その数日前には事前資料を提供することが必要です。
「忙しくても会議の事前資料は手を抜かない」というのは、会議は「意見を交わす場」なので、事前の情報共有が必要です。会議の場で資料を説明するような段取りでは、思考検討された意見は出てきません。会議が会議で終わらずに、一歩行動に進むための準備でもあります。